Les sociétés FRASERS et Visa^® sont heureuses de vous présenter le dernier numéro de la série de bulletins électroniques de 2008 qui sont conçus pour améliorer votre programme de cartes commerciales. Dans le numéro précédent, nous avons discuté des points de référence vous permettant d’assurer le succès d’un programme de cartes commerciales. Ce numéro s’intéresse à la façon de reconnaître les signes de faiblesse d’un programme de cartes et les stratégies pour lui redonner son dynamisme.

Signes de faiblesse d'un programme
Une importante société pharmaceutique de l'Ontario, au Canada a mis sur pied un programme de carte commerciale depuis cinq ans. La société emploie 4 500 personnes et a distribué des cartes d'approvisionnement à 350 membres du personnel. Les cartes sont utilisées pour l'achat d'un éventail de produits, comme les fournitures de bureau, le matériel de laboratoire, les biens non durables, les déplacements et les divertissements. Les gestionnaires ont distribué des cartes aux administrateurs et aux membres du personnel de soutien clés dans chaque domaine de l'entreprise. Ces personnes utilisent les cartes pour acheter les biens requis par leurs collègues respectifs. Les cartes peuvent être utilisées pour des achats de moins de 2 500 $.

Avec le programme actuel de la carte d'approvisionnement, les employés effectuent souvent des « achats non conformes » si le titulaire de la carte d'approvisionnement de leur zone est à l'extérieur de son bureau ou s'il n'est pas disponible. Il arrive souvent aux membres du personnel d'effectuer des achats à l'aide de leur carte de crédit personnelle, et de les facturer à l'entreprise, particulièrement si les marchandises sont requises immédiatement. En outre, les employés contournent les politiques de déplacement qui sont établies pour utiliser leur carte de crédit personnelle pour la réservation de voyage, principalement pour augmenter les récompenses offertes par les lignes aériennes ainsi que pour obtenir d'autres récompenses.

Pour ces raisons, le directeur financier ne prévoit pas la croissance du programme, il songe même à une autre façon pour la société d'obtenir un rendement sur investissement plus élevé. Selon lui, le programme de carte d'approvisionnement a connu des jours meilleurs. Le personnel des comptes fournisseurs s'occupe en grande partie de la gestion des exceptions du programme, le traitement des factures sur papier, et la compilation manuelle des données de dépenses afin d'être conformes aux exigences financières et à la gestion des contrats. Quant aux employés, ils sont en général ambivalents quant au programme de carte d'approvisionnement. Ils sont prêts à utiliser la carte d'approvisionnement aussi longtemps qu'ils perçoivent sa commodité. Mais ils sont également prêts à effectuer des achats non conformes pour les biens et services à délai de livraison critique.

Redonner le dynamisme au programme des cartes commerciales
Comme le signalaient Palmer, Gupta et d'autres experts des programmes de cartes commerciales, les programmes réussis exigent un taux de distribution de carte solide. Auparavant, les dirigeants ressentaient une certaine nervosité à l'égard de l'augmentation du nombre de cartes dans le cadre de leur programme en raison des préoccupations en matière de sécurité. Toutefois, avec les dispositifs de protection et les outils de visibilité inhérents au programme de carte commerciale, la plupart de ces craintes ont été dissipées.

Dans le cas de la société pharmaceutique mentionnée ci-dessus, le programme profiterait du fait d'augmenter le nombre de cartes distribuées. Une analyse des dépenses permettrait de reconnaître les acheteurs fréquents à qui une carte devrait être remise. En recevant leur propre carte, ils n'auraient plus à compter sur un titulaire de carte individuel de leur service. Ils auraient moins tendance à utiliser leur carte de crédit personnel ou à demander une facture sur papier pour les marchandises à délai de livraison critique. Manifestement, le programme a tout à gagner d'un administrateur ou d'un champion solide. Un tel gestionnaire connaîtrait bien les stratégies de la carte commerciale et pourrait mettre en place des politiques administratives raisonnables et souples. Elle ou il pourrait également être responsable de communiquer l'importance et les avantages de la conformité de la carte d'approvisionnement aux membres du personnel à l'interne.

Communication régulière et utilisation obligatoire de la carte
Les experts chez Aberdeen ont désigné les bulletins électroniques réguliers comme un moyen efficace de communiquer les économies, les efficacités et les modifications apportées à un programme de carte commerciale. Enfin, la direction de la société peut vouloir considérer la possibilité de rendre obligatoire l'utilisation des cartes. Au début, la stratégie pourrait être de joindre une note à un remboursement, indiquant que l'achat aurait pu être effectué avec la carte commerciale. D'autres entreprises ont décidé de pousser la conformité davantage avant en ne remboursant à l'employé les dépenses qui auraient pu être effectuées en utilisant une carte commerciale.

Les entreprises les meilleures de leur catégorie
Lorsque vous visez à susciter à nouveau un intérêt pour le programme de carte commerciale, il est utile de le comparer aux chefs de file en matière d'approvisionnement. La société Aberdeen, dans son rapport de 2007, utilisait deux données pour reconnaître les participants les meilleurs de leur catégorie, le pourcentage de dépenses traitées par les cartes d'approvisionnement et le pourcentage de fournisseurs qui avaient été payés à l'aide de cette carte. Les entreprises les meilleures de leur catégorie indiquent que 22 % de leurs dépenses totales sont effectuées en utilisant les cartes d'approvisionnement et que 29 % des fournisseurs sont payés à l'aide de cette carte. Ces chiffres représentent les principaux répondants (20 %) ayant répondu au sondage. La plus grande partie des répondants (50 %) se trouvaient dans la moyenne avec 11 % de leurs dépenses totales effectuées en utilisant les cartes d'approvisionnement et 19 % des fournisseurs payés à l'aide de cette carte. La société Aberdeen a également déterminé une catégorie de « retardataires », représentant le dernier 30 % des répondants au sondage. Ces entreprises indiquent que seulement 6 % de leurs dépenses sont effectuées à l'aide des cartes d'approvisionnement et 11 % de leurs fournisseurs sont payés à l'aide des cartes.

Nouvelles catégories de marchands et plafonds de dépenses plus élevés
De quelle façon les sociétés les meilleures de leur catégorie élargissent-elles leurs programmes? En partie, en permettant aux cartes commerciales d'être utilisées au-delà des catégories traditionnelles pour le paiement de fournitures de bureau et du matériel, des fournitures pour l'entretien, la réparation et le fonctionnement, du matériel informatique, de périphériques, de services d'impression et du matériel pédagogique. Les sociétés de pointe élargissent l'utilisation de la carte d'approvisionnement pour inclure de nouvelles catégories en émergence, comme les logiciels et le soutien en TI, le matériel, l'expédition de colis ainsi que les matières premières. Le rapport d'Aberdeen mentionne également la réussite de la carte d'approvisionnement à l' University of California de San Diego. Afin de promouvoir davantage l'utilisation des cartes d'approvisionnement, l'université a élevé la limite de transaction individuelle de 2 500 à 4 999 $ pour un maximum mensuel de 10 000 $. Ces nouveaux achats comprennent des articles qui nécessitaient auparavant une autorisation. Afin de promouvoir l'usage, notre bulletin trimestriel informe les titulaires de carte sur les modifications apportées au programme et notre portail de renseignements permet d'afficher les conseils et les pratiques exemplaires en matière d'utilisation de la carte, » indiquait madame Susan Maciel, gestionnaire du programme de cartes d'approvisionnement, dans le cadre du rapport d'Aberdeen.

Les sociétés les meilleures de leur catégorie augmentent également les limites maximales de leurs cartes d'approvisionnement. Selon la société Aberdeen, 35 % des sociétés les meilleures de leur catégorie ayant répondu au sondage indiquent avoir une limite mensuelle maximale sur leur carte d'approvisionnement de plus de 10 000 $. Près de la moitié de ces organisations indiquaient une limite maximale de 40 000 à 50 000 $.

L'automatisation améliore la visibilité des dépenses
Lorsqu'on pense aux exigences administratives du programme, environ un quart des répondants gèrent manuellement les transactions par carte d'approvisionnement, alors qu'un autre 30 % utilise des systèmes relativement automatisés qu'offrent leurs banques ou leurs émetteurs de cartes. Mais au moment du sondage, 47 % indiquaient qu'ils planifiaient utiliser des solutions entièrement automatisées au cours de la prochaine année — 28 % utilisent les systèmes de leur émetteur de cartes et 29 % cherchent une solution tierce. Ces systèmes automatisés allègent le fardeau administratif et permettent également d'améliorer la visibilité des dépenses. La société Aberdeen a découvert que l'automatisation du programme peut « réduire de façon importante les dépenses non conformes, » éliminer les achats non autorisés par les employés et permettre de surveiller les transactions presque en temps réel.  L'intégration du programme de carte d'approvisionnement au système d'approvisionnement en ligne de la société est considérée comme une mesure obligatoire par la société Aberdeen pour permettre la croissance des programmes de cartes commerciales dans les meilleures catégories.

Les programmes de cartes commerciales
Le contrôle et l'équilibre des dépenses d'approvisionnement, de déplacement et de divertissement sont un défi constant pour les entreprises canadiennes. Les programmes de cartes commerciales peuvent aider les entreprises à gérer plus efficacement le traitement des achats pour affronter ce défi. Un programme de carte commerciale peut aider à réduire vos frais d'approvisionnement et à libérer du temps pour s'occuper des priorités stratégiques de votre entreprise.

Pour obtenir plus de renseignements sur les programmes de cartes commerciales et la façon dont ils peuvent aider votre entreprise, communiquez avec une institution financière émettrice de cartes Visa en consultant le site www.visa.ca/approvisionnement/next-steps/index.cfm